De digitale kluis Arkevia, ontwikkeld door Cegedim, dient om gedigitaliseerde loonstroken te ontvangen en te bewaren. De implementatie in bedrijven is gebaseerd op een nauwkeurig juridisch kader, voornamelijk voortkomend uit de Arbeidswet van 8 augustus 2016 en het bijbehorende uitvoeringsbesluit. Dit kader verleent rechten aan de werknemer en legt verplichtingen op aan de werkgever, die vaak aan beide zijden verkeerd begrepen worden.
Recht van verzet van de werknemer: een actieve garantie, geen simpele formaliteit
Sinds de Arbeidswet is de levering van de loonstrook in elektronische vorm de standaard distributiemethode geworden. De werkgever hoeft niet langer de voorafgaande toestemming van elke werknemer te verkrijgen om over te stappen naar Arkevia. Deze omkering van het principe verrast nog steeds veel HR-diensten.
De werknemer behoudt echter een recht van verzet. Hij kan op elk moment verzoeken om zijn loonstrook in papieren formaat te ontvangen. De werkgever moet hier dan zonder vertraging of rechtvaardiging van de werknemer aan voldoen. Dit recht is niet tijdgebonden: een werknemer die drie jaar lang heeft ingestemd met digitalisering kan de volgende maand weer terug naar papier.
Om dit recht effectief te maken, is de werkgever verplicht de werknemer vóór de eerste gedigitaliseerde verzending over deze mogelijkheid te informeren. Een schriftelijk document, dat individueel wordt overhandigd, moet de modaliteiten voor het uitoefenen van het verzet verduidelijken. Het begrijpen van de Arkevia kluis in bedrijven vereist inzicht in deze samenhang tussen een standaardmethode en een permanent terugtrekking recht.
Toegangscontinuïteit na vertrek: de minst nageleefde verplichting door werkgevers
Concurrenten van Arkevia op de markt van digitale kluizen benadrukken de wettelijke bewaartermijn. Het punt dat zelden wordt behandeld, betreft wat er concreet gebeurt wanneer de werknemer het bedrijf verlaat.
Het My Arkevia-account moet toegankelijk blijven na het einde van het arbeidscontract, op voorwaarde dat het is geactiveerd en gekoppeld aan een persoonlijk e-mailadres. De wettelijke bewaartermijn bedraagt maximaal 50 jaar, of tot de werknemer 75 jaar oud is. De toegang tot de kluis moet onafhankelijk functioneren van het HR-informatiesysteem van de voormalige werkgever.
Hieruit volgen twee impliciete verplichtingen voor het bedrijf:
- De initiële inloggegevens aan de werknemer binnen een redelijke termijn na de opening van de kluis te verstrekken, en niet op het moment van vertrek wanneer het te laat is om ze rustig te activeren.
- Zorgen dat de werknemer een persoonlijk e-mailadres (en niet zijn zakelijke e-mailadres) heeft opgegeven vóór de beëindiging van het contract, anders wordt de toegang tot de kluis onmogelijk zodra het zakelijke e-mailadres is gedeactiveerd.
- Een bewijs van deze informatieverstrekking te bewaren, om aan te tonen dat de werknemer in staat is gesteld om de overdraagbaarheid van zijn kluis te waarborgen.
In de praktijk negeren veel bedrijven deze stap. De werknemer ontdekt dan, na zijn vertrek, dat hij zijn oude loonstroken niet meer kan inzien. Het persoonlijke e-mailadres is de sleutel tot de overdraagbaarheid van de kluis.
Bewijs van levering en tijdstempel Arkevia: wat de werkgever moet kunnen aantonen
Digitalisering ontslaat de werkgever niet van de verplichting te bewijzen dat hij de loonstrook daadwerkelijk heeft overhandigd. Met Arkevia genereert elke indiening een gedateerd ontvangstbewijs, gekoppeld aan een bepaalde datum en tijd. Dit mechanisme creëert een bewijs dat kan worden ingeroepen in geval van een geschil voor de arbeidsrechtbank.
Zonder deze tijdstempel zou een werknemer de werkelijkheid van de levering van een loonstrook kunnen betwisten. De werkgever zou dan niet in staat zijn te bewijzen dat hij zijn maandelijkse verplichting is nagekomen. De initiële configuratie van Arkevia moet daarom deze traceerbaarheidfunctie activeren, wat niet altijd standaard het geval is bij de installatie.
Archivering met bewijswaarde en GDPR-naleving
De kluis moet voldoen aan de vereisten van een archivering met bewijswaarde: integriteit van documenten, gegevensversleuteling, versterkte authenticatie en traceerbaarheid van toegang. Deze criteria zijn gedefinieerd door de norm die van toepassing is op digitale kluizen en door de GDPR.
De werknemer heeft klassieke GDPR-rechten met betrekking tot de gegevens die in Arkevia zijn opgeslagen: recht op toegang, recht op rectificatie, recht op overdraagbaarheid. De werkgever, als verwerkingsverantwoordelijke tijdens de indiening, moet in staat zijn om aan deze verzoeken binnen de wettelijke termijnen te voldoen.
Elektronische leveringsclausule in het arbeidscontract: noodzaak of overbodige voorzichtigheid
Sommige bedrijven voegen een clausule betreffende de elektronische levering van de loonstrook rechtstreeks in het arbeidscontract of in een nota bij het interne reglement toe. De wet verplicht deze clausule niet, aangezien digitalisering de standaardmethode is.
De clausule heeft desondanks een bewijswaarde. Ze formaliseert de informatie aan de werknemer over het bestaan van de digitale kluis, over de toegangsmethoden en over het recht van verzet. In geval van een geschil kan de werkgever zich op dit ondertekende document beroepen om aan te tonen dat hij zijn verplichting tot voorafgaande informatie heeft nageleefd.
De clausule kan echter het recht van verzet niet opheffen. Geen enkele contractuele bepaling kan een werknemer beletten om terug te vragen naar het papieren formaat. Een clausule die de aanstelling zou voorwaardelen aan de definitieve acceptatie van de digitalisering zou niet uitvoerbaar zijn.
De Arkevia kluis plaatst de werkgever in een positie waarin technische naleving (tijdstempel, versleuteling, overdraagbaarheid) en juridische naleving (informatie, recht van verzet, toegangscontinuïteit) onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. De tool alleen is niet voldoende: het is de interne procedure ter ondersteuning van de werknemer, van de activatie van het account tot het vertrek uit het bedrijf, die bepaalt of de verplichtingen daadwerkelijk worden nageleefd.