O cofre digital Arkevia, desenvolvido pela Cegedim, serve para receber e armazenar os contracheques digitalizados. Sua implementação na empresa baseia-se em um quadro jurídico preciso, oriundo principalmente da lei do Trabalho de 8 de agosto de 2016 e de seu decreto de aplicação. Este quadro distribui direitos ao empregado e impõe obrigações ao empregador, frequentemente mal compreendidas de ambos os lados.
Direito de oposição do empregado: uma garantia ativa, não uma simples formalidade
Desde a lei do Trabalho, a entrega do contracheque em formato eletrônico tornou-se o modo de distribuição padrão. O empregador não precisa mais obter o consentimento prévio de cada empregado para migrar para o Arkevia. Essa inversão do princípio ainda surpreende muitos departamentos de RH.
O empregado, no entanto, mantém um direito de oposição. Ele pode solicitar, a qualquer momento, receber seu contracheque em formato papel. O empregador deve então atender sem demora ou justificativa exigida do empregado. Este direito não é limitado no tempo: um empregado que aceitou a desmaterialização por três anos pode retornar ao papel no mês seguinte.
Para que esse direito seja efetivo, o empregador tem a obrigação de informar o empregado sobre essa possibilidade antes do primeiro envio desmaterializado. Um documento escrito, entregue individualmente, deve especificar as modalidades de exercício da oposição. Compreender o cofre Arkevia na empresa pressupõe entender essa articulação entre um modo padrão e um direito de retirada permanente.
Continuidade de acesso após a saída: a obrigação menos respeitada pelos empregadores
Os concorrentes do Arkevia no mercado de cofres digitais destacam a duração legal de conservação. O ponto raramente abordado diz respeito ao que acontece concretamente quando o empregado deixa a empresa.
A conta My Arkevia deve permanecer acessível após o término do contrato de trabalho, desde que tenha sido ativada e vinculada a um endereço de e-mail pessoal. A duração legal de conservação vai até 50 anos, ou até os 75 anos do empregado. O acesso ao cofre deve funcionar independentemente do sistema de informação de RH do antigo empregador.
Duas obrigações implícitas decorrem para a empresa:
- Fornecer as credenciais iniciais ao empregado em um prazo razoável após a abertura do cofre, e não no momento da saída, quando é tarde demais para ativá-las tranquilamente.
- Assegurar que o empregado tenha informado um endereço de e-mail pessoal (e não seu endereço profissional) antes da rescisão do contrato, caso contrário, o acesso ao cofre se torna impossível uma vez que a conta de e-mail profissional seja desativada.
- Manter um registro dessa comunicação, para poder provar que o empregado foi colocado em condições de garantir a portabilidade de seu cofre.
Na prática, muitas empresas negligenciam essa etapa. O empregado descobre então, após sua saída, que não pode mais consultar seus antigos contracheques. O endereço de e-mail pessoal é a chave para a portabilidade do cofre.
Prova de entrega e timestamp Arkevia: o que o empregador deve poder demonstrar
A desmaterialização não isenta o empregador de provar que entregou corretamente o contracheque. Com o Arkevia, cada depósito gera um comprovante de depósito com timestamp, associado a uma data e hora certas. Esse mecanismo cria uma prova oponível em caso de litígio perante os tribunais trabalhistas.
Sem esse timestamp, um empregado poderia contestar a realidade da entrega de um contracheque. O empregador se veria então incapaz de provar que cumpriu sua obrigação mensal. A configuração inicial do Arkevia deve, portanto, ativar essa funcionalidade de rastreabilidade, o que nem sempre ocorre por padrão durante a instalação.
Arquivamento com valor probatório e conformidade com o RGPD
O cofre deve atender aos requisitos de um arquivamento com valor probatório: integridade dos documentos, criptografia dos dados, autenticação reforçada e rastreabilidade dos acessos. Esses critérios são definidos pela norma aplicável aos cofres digitais e pelo RGPD.
O empregado possui direitos clássicos do RGPD sobre os dados armazenados no Arkevia: direito de acesso, direito de retificação, direito à portabilidade. O empregador, como responsável pelo tratamento durante o depósito, deve ser capaz de responder a esses pedidos dentro dos prazos regulamentares.
Cláusula de entrega eletrônica no contrato de trabalho: necessidade ou excesso de precaução
Algumas empresas inserem uma cláusula relativa à entrega eletrônica do contracheque diretamente no contrato de trabalho ou em uma nota de serviço anexada ao regulamento interno. A lei não impõe essa cláusula, uma vez que a desmaterialização é o modo padrão.
A cláusula apresenta, no entanto, um interesse probatório. Ela formaliza a informação do empregado sobre a existência do cofre digital, sobre as modalidades de acesso e sobre o direito de oposição. Em caso de litígio, o empregador pode se apoiar nesse documento assinado para demonstrar que cumpriu sua obrigação de informação prévia.
A cláusula, por outro lado, não pode suprimir o direito de oposição. Nenhuma estipulação contratual pode impedir um empregado de solicitar o retorno ao formato papel. Uma cláusula que condicionasse a contratação à aceitação definitiva da desmaterialização seria inaplicável.
O cofre Arkevia coloca o empregador em uma posição onde a conformidade técnica (timestamp, criptografia, portabilidade) e a conformidade jurídica (informação, direito de oposição, continuidade de acesso) são indissociáveis. A ferramenta sozinha não é suficiente: é o procedimento interno de acompanhamento do empregado, desde a ativação da conta até a saída da empresa, que determina se as obrigações são realmente cumpridas.