Der digitale Tresor Arkevia, entwickelt von Cegedim, dient dazu, digitalisierte Gehaltsabrechnungen zu empfangen und aufzubewahren. Seine Einführung im Unternehmen basiert auf einem präzisen rechtlichen Rahmen, der hauptsächlich aus dem Arbeitsgesetz vom 8. August 2016 und dessen Durchführungsverordnung stammt. Dieser Rahmen gewährt dem Arbeitnehmer Rechte und auferlegt dem Arbeitgeber Pflichten, die oft von beiden Seiten missverstanden werden.
Widerspruchsrecht des Arbeitnehmers: eine aktive Garantie, keine bloße Formalität
Seit dem Arbeitsgesetz ist die Zustellung der Gehaltsabrechnung in elektronischer Form die Standardverteilungsmethode geworden. Der Arbeitgeber muss nicht mehr die vorherige Zustimmung jedes Arbeitnehmers einholen, um zu Arkevia zu wechseln. Diese Umkehrung des Prinzips überrascht noch viele HR-Abteilungen.
Der Arbeitnehmer behält jedoch ein Widerspruchsrecht. Er kann jederzeit verlangen, seine Abrechnung in Papierform zu erhalten. Der Arbeitgeber muss dann unverzüglich und ohne vom Arbeitnehmer geforderte Rechtfertigung handeln. Dieses Recht ist zeitlich nicht begrenzt: Ein Arbeitnehmer, der die Digitalisierung drei Jahre lang akzeptiert hat, kann im folgenden Monat wieder zur Papierform zurückkehren.
Damit dieses Recht wirksam ist, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer vor der ersten digitalisierten Zusendung über diese Möglichkeit zu informieren. Ein schriftliches Dokument, das individuell übergeben wird, muss die Modalitäten zur Ausübung des Widerspruchs klarstellen. Das Verständnis von dem Arkevia-Tresor im Unternehmen setzt voraus, diese Verbindung zwischen einer Standardmethode und einem dauerhaften Rücktrittsrecht zu erfassen.
Zugangscontinuity nach dem Ausscheiden: die am wenigsten respektierte Verpflichtung der Arbeitgeber
Die Wettbewerber von Arkevia auf dem Markt für digitale Tresore heben die gesetzliche Aufbewahrungsdauer hervor. Selten behandelt wird jedoch, was konkret passiert, wenn der Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt.
Das My Arkevia-Konto muss nach Beendigung des Arbeitsvertrags zugänglich bleiben, vorausgesetzt, es wurde aktiviert und mit einer persönlichen E-Mail-Adresse verknüpft. Die gesetzliche Aufbewahrungsdauer beträgt bis zu 50 Jahre oder bis zum 75. Geburtstag des Arbeitnehmers. Der Zugang zum Tresor muss unabhängig vom HR-Informationssystem des ehemaligen Arbeitgebers funktionieren.
Darauf ergeben sich zwei implizite Verpflichtungen für das Unternehmen:
- Die ursprünglichen Zugangsdaten müssen dem Arbeitnehmer innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens nach der Eröffnung des Tresors zur Verfügung gestellt werden und nicht erst beim Ausscheiden, wenn es zu spät ist, um sie problemlos zu aktivieren.
- Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der Arbeitnehmer eine persönliche E-Mail-Adresse (und nicht seine berufliche Adresse) vor Vertragsbeendigung angegeben hat, da der Zugang zum Tresor sonst unmöglich wird, sobald das berufliche E-Mail-Konto deaktiviert ist.
- Eine Dokumentation dieser Informationsmaßnahme muss aufbewahrt werden, um nachweisen zu können, dass der Arbeitnehmer in der Lage war, die Portabilität seines Tresors zu gewährleisten.
In der Praxis vernachlässigen viele Unternehmen diesen Schritt. Der Arbeitnehmer stellt dann nach seinem Ausscheiden fest, dass er seine alten Abrechnungen nicht mehr einsehen kann. Die persönliche E-Mail-Adresse ist der Schlüssel zur Portabilität des Tresors.
Nachweis der Zustellung und Zeitstempel Arkevia: was der Arbeitgeber nachweisen muss
Die Digitalisierung entbindet den Arbeitgeber nicht von der Pflicht, nachzuweisen, dass er die Gehaltsabrechnung tatsächlich übergeben hat. Mit Arkevia generiert jede Einreichung einen zeitgestempelten Empfangsnachweis, der mit einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit verbunden ist. Dieses Verfahren schafft einen nachweisbaren Beweis im Falle eines Streits vor dem Arbeitsgericht.
Ohne diesen Zeitstempel könnte ein Arbeitnehmer die Realität der Zustellung einer Abrechnung anfechten. Der Arbeitgeber wäre dann nicht in der Lage, nachzuweisen, dass er seiner monatlichen Verpflichtung nachgekommen ist. Die ursprüngliche Konfiguration von Arkevia muss daher diese Nachverfolgbarkeitsfunktion aktivieren, was nicht immer standardmäßig bei der Installation der Fall ist.
Archivierung mit Beweiswert und RGPD-Konformität
Der Tresor muss den Anforderungen einer Archivierung mit Beweiswert entsprechen: Integrität der Dokumente, Datenverschlüsselung, verstärkte Authentifizierung und Nachverfolgbarkeit der Zugriffe. Diese Kriterien sind durch die Normen für digitale Tresore und die RGPD festgelegt.
Der Arbeitnehmer hat klassische RGPD-Rechte bezüglich der in Arkevia gespeicherten Daten: Recht auf Zugang, Recht auf Berichtigung, Recht auf Portabilität. Der Arbeitgeber, als Verantwortlicher für die Verarbeitung bei der Einreichung, muss in der Lage sein, diese Anfragen innerhalb der gesetzlichen Fristen zu beantworten.
Elektronische Zustellungsklausel im Arbeitsvertrag: Notwendigkeit oder übermäßige Vorsicht
Einige Unternehmen fügen eine Klausel zur elektronischen Zustellung der Abrechnung direkt in den Arbeitsvertrag oder in eine Dienstanweisung, die den internen Regelungen beigefügt ist, ein. Das Gesetz schreibt diese Klausel nicht vor, da die Digitalisierung die Standardmethode ist.
Die Klausel hat dennoch einen Beweiswert. Sie formalisiert die Information des Arbeitnehmers über die Existenz des digitalen Tresors, die Zugangsmodalitäten und das Widerspruchsrecht. Im Falle eines Rechtsstreits kann sich der Arbeitgeber auf dieses unterzeichnete Dokument stützen, um nachzuweisen, dass er seiner Verpflichtung zur vorherigen Information nachgekommen ist.
Die Klausel kann jedoch das Widerspruchsrecht nicht aufheben. Keine vertragliche Bestimmung kann einen Arbeitnehmer daran hindern, die Rückkehr zur Papierform zu verlangen. Eine Klausel, die die Einstellung von der endgültigen Akzeptanz der Digitalisierung abhängig machen würde, wäre nicht durchsetzbar.
Der Tresor Arkevia versetzt den Arbeitgeber in eine Position, in der technische Konformität (Zeitstempel, Verschlüsselung, Portabilität) und rechtliche Konformität (Information, Widerspruchsrecht, Zugangscontinuity) untrennbar miteinander verbunden sind. Das Werkzeug allein reicht nicht aus: Es ist das interne Verfahren zur Unterstützung des Arbeitnehmers, von der Aktivierung des Kontos bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen, das bestimmt, ob die Verpflichtungen tatsächlich erfüllt werden.